Veelgestelde vragen over de subsidieaanvraag projecten lokaal woonbeleid

Hoe en waar moet een subsidieaanvraag worden ingediend?

De subsidieaanvraag voor de open oproep 2010 wordt uiterlijk 14 mei 2010 met een aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs ingediend bij het agentschap Wonen-Vlaanderen, Koning Albert II-laan 20 bus 7, 1000 Brussel. De datum van de poststempel geldt als bewijs.

Voor de subsidieaanvraag hanteert u het verplichte model van subsidieaanvraag (doc, 112 KB) dat voor de intergemeentelijke projecten in het kader van de open oproep 2010 werd uitgewerkt.

Wanneer kan een subsidieaanvraag worden ingediend?

Subsidieaanvragen voor de open oproep 2010 kunnen ingediend worden vanaf de datum van inwerkingtreding van het MB, nl. 16 december 2009, en tot uiterlijk 14 mei 2010.

Kan een OCMW, een OCMW-vereniging, een SHM, een SVK, een vzw in hoedanigheid van initiatiefnemer een subsidieaanvraag indienen?

Neen, enkel intergemeentelijke verenigingen kunnen een subsidieaanvraag indienen. Indien de gemeenten zich verenigen in een interlokale vereniging is het volgens het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking wel toegestaan dat ook private partners kunnen participeren aan een interlokale vereniging (niet aan een projectvereniging). Een overeenkomst moet duidelijkheid geven over de rol van en de relaties tussen de deelnemers.

Zijn centrumsteden uitgesloten van deelname aan de open oproep 2009?

Neen, ook centrumsteden kunnen zich met naburige gemeenten in een intergemeentelijk samenwerkingsverband verenigen en samen het initiatief nemen om een subsidieaanvraag in te dienen voor een intergemeentelijk project lokaal woonbeleid. In artikel 10 van het BVR van 21/09/2007 is er enkel sprake van een uitsluiting van de centrumsteden voor projecten met een werkingsgebied van één gemeente. Deze projecten vallen niet binnen het toepassingsgebied van de open oproep.

Kunnen twee of meer gemeenten een subsidieaanvraag indienen zonder een intergemeentelijke vereniging op te richten?

Neen. De deelnemende gemeenten moeten zich minstens verenigd hebben via een interlokale vereniging. Dit is de lichtste en soepelste samenwerkingsvorm zonder rechtspersoonlijkheid die wordt geregeld in de artikels 6-9 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking. Een andere soepele samenwerkingsvorm, mét rechtspersoonlijkheid, is de projectvereniging die wordt geregeld in de artikels 13-24 van het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking. De projectvereniging is vergelijkbaar met de interlokale vereniging inzake omvang en doelstelling. De projectvereniging bezit echter rechtspersoonlijkheid. De interlokale vereniging is eerder gericht op een beleidsafstemming tussen gemeenten op bepaalde beleidsdomeinen, daar waar de projectvereniging eerder gericht is op de geïntegreerde beleidsuitvoering, zonder echter beheersoverdracht waardoor de betrokken gemeenten beslissingsbevoegdheid behouden.

Moet de intergemeentelijke vereniging al bestaan op het ogenblik dat de subsidieaanvraag wordt ingediend?

Ja. De procedures voor het oprichten van een interlokale vereniging of een projectvereniging zijn eenvoudig en kunnen op korte termijn worden uitgevoerd. Wel zal er uiteraard aan de oprichting informeel overleg voorafgaan, een georganiseerde overlegprocedure is echter niet voorgeschreven. Dit in tegenstelling tot de oprichtingsprocedure voor dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen, waar in de voorbereidende fase een overlegorgaan dient opgericht. Dit betekent dat op het ogenblik van oprichting van de intergemeentelijke vereniging nog geen zekerheid bestaat over de Vlaamse subsidies. Dit kan eventueel worden opgevangen door in de statuten op te nemen dat de vereniging voortijdig wordt ontbonden in het geval dat er geen Vlaamse subsidies worden toegekend.

Moet een interlokale vereniging een beherende gemeente aanstellen?

In artikel 8 van het decreet van 6 juli 2001 staat dat de oprichtingsovereenkomst kan bepalen dat een van de deelnemende gemeenten aangesteld wordt als beherende gemeente waar de zetel gevestigd wordt en die de interlokale vereniging vertegenwoordigt. Het is niet verplicht om een beherende gemeente aan te stellen als trekker, ook niet wanneer er gemeentepersoneel wordt ingezet. Elke gemeente kan immers een inbreng doen in de interlokale vereniging. Dat kan een financiële of materiële bijdrage zijn, een lokaal, een deeltijds personeelslid, ... In die optiek speelt het dan niet echt een rol of er een beherende gemeente is. Anderzijds is het wel efficiënter om een beherende gemeente aan te duiden die kan zorgen voor de rekeningen, de zetel, de vertegenwoordiging. In het geval dat er geen beherende gemeente wordt aangesteld, zal bij toekenning van subsidie in het subsidiebesluit worden bepaald dat elke deelnemer aan de interlokale vereniging hoofdelijk aansprakelijk is bij alle betwistingen of terugvorderingen met betrekking tot de toegekende subsidie. Het is niet toegestaan om een niet-gemeentelijke deelnemer, bijvoorbeeld een vzw, aan te stellen als beherende ‘instantie’. In een intergemeentelijk samenwerkingsverband moeten de gemeenten de hoofdrol spelen.

Kunnen intergemeentelijke verenigingen die sociale woonprojecten realiseren toch optreden als initiatiefnemer indien zij tijdens de subsidiëringsduur van het project geen sociale woonprojecten realiseren in de betrokken gemeenten?

Neen, alle intergemeentelijke verenigingen die sociale woonprojecten realiseren of gerealiseerd hebben, worden uitgesloten als initiatiefnemer, ongeacht de periode waarin deze sociale woonprojecten werden of worden gerealiseerd. Deze verenigingen (intercommunales) kunnen desgewenst wel participeren aan een interlokale vereniging.

Hoe wordt de samenwerking in een interlokale vereniging georganiseerd wanneer de gemeenten conform het BVR van 21/09/2007 voor de uitvoering beroep wensen te doen op een derde?

Intergemeentelijke verenigingen die optreden als initiatiefnemer kunnen een derde aanwijzen als uitvoerder van het project. Daarbij kan worden gedacht aan een vzw, een andere intergemeentelijke vereniging, … Ofwel wordt de projectuitvoerder reeds van bij het begin opgenomen in het samenwerkingsverband (een vzw mag participeren aan een interlokale vereniging) ofwel blijft de instantie erbuiten en wordt er een overeenkomst gesloten. In beide gevallen zal er op moeten worden toegezien dat de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt nageleefd (zie vraag 19). Indien de derde/projectuitvoerder wordt opgenomen in de interlokale vereniging als één van de deelnemers, krijgt deze ook een mandaat in het beheerscomité. De interlokale vereniging en het beheerscomité zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, het beleid, het ontvangen en beheren van de subsidies. Er moet op worden toegezien dat niet alle taken worden doorgeschoven naar de derde/projectuitvoerder. De overeenkomst kan bijvoorbeeld niet bepalen dat de uitvoerder instaat voor de verwezenlijking van het doel of dat de subsidies rechtstreeks toekomen aan de projectuitvoerder.

Hoe kan de overeenkomst/statuten van de interlokale vereniging worden gewijzigd gedurende haar duurtijd?

De statuten van de interlokale vereniging kunnen slechts gewijzigd worden wanneer alle partners hiermee akkoord zijn. Voor de gemeenten veronderstelt dat een nieuwe gemeenteraadsbeslissing. Vandaar dat het belangrijk kan zijn om de praktische afspraken op te nemen in een huishoudelijk reglement dat door het beheerscomité zelf kan worden gewijzigd.

Kan een lid van het beheerscomité van een interlokale vereniging bij afwezigheid een volmacht geven aan een ander lid van het beheerscomité?

Nee, dat kan niet. In een interlokale vereniging zijn de leden van het beheerscomité rechtstreeks aangeduid door hun gemeente. Zij vertegenwoordigen rechtstreeks hun gemeente en worden steeds geacht gesteund te zijn door hun gemeenteraad. Vandaar dat het niet mogelijk is om deze verantwoordelijkheid door te schuiven op een afgevaardigde van een andere gemeente. Indien de afgevaardigde van een bepaalde gemeente niet kan komen, kan de gemeenteraad zelf een vervanger/gemeenteraadslid aanduiden indien dat in de statuten of het huishoudelijk reglement is voorzien.

Kan een directiecomité worden voorzien in de statuten van een interlokale vereniging?

Nee, dat kan niet. Een interlokale vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid wat betekent dat de vereniging ook geen organen heeft die in naam van deze rechtspersoon kunnen beslissen. De interlokale vereniging heeft wel een beheerscomité dat overlegt op de wijze waarop de gemeentebesturen hun beslissingen kunnen stroomlijnen. Aangezien het beheerscomité zelf geen echte beslissingsbevoegdheid heeft, kan zij ook geen bevoegdheden delegeren. Het is wel mogelijk om informele advies- of werkgroepen te organiseren.

Moeten de afgevaardigden in het beheerscomité van een interlokale vereniging altijd gemeenteraadsleden zijn?

Ja. Ook als een gemeente meerdere afgevaardigden in het beheerscomité aanduidt, moeten die altijd aangewezen worden onder de gemeenteraadsleden, burgemeester of schepenen.

Kunnen gemeenten instappen in of uitstappen uit een lopend project waaraan reeds Vlaamse subsidies zijn toegekend?

Deze mogelijkheid is niet voorzien in het BVR van 21/09/2007 (pdf, 2.69 MB). Het deelnemersveld en werkingsgebied kan dus niet wijzigen tijdens de projectduur. Na afloop van het derde werkingsjaar kan dit wel, omdat de subsidiëringsduur dan is afgelopen. Dit moet dan aan bod komen in een nieuwe subsidieaanvraag, die uiterlijk zes maanden voor het einde van het derde werkingsjaar van het lopende project moet ingediend worden (cfr. artikel 9 van het BVR van 21/09/2007).

een OCMW, een OCMW-vereniging, een SHM, een SVK, een vzw een project ter ondersteuning van lokaal woonbeleid uitvoeren?

Het staat de initiatiefnemer vrij om voor de uitvoering van het project een beroep te doen op een derde. De uitvoering van het project moet echter ook verenigbaar zijn met de opdracht die de derde uitvoert cfr. andere regelgeving (SVK-besluit, OCMW-wet/decreet, …).

Kunnen OCMW’s een project financieren?

Ook OCMW’s kunnen cofinancieren, maar hun bijdrage telt niet mee voor de minimum vereiste 25 %-financiering door de gemeenten. Die 25 % moet immers van de gemeentebegrotingen van elke deelnemende gemeente afkomstig zijn.

De uitvoering van activiteit 3° (het aanbieden van gestructureerde basisinformatie aan de inwoners van de deelnemende gemeenten) moet cfr. artikel 7, 3de lid, gebeuren in openbare lokalen. Mag dit ook gebeuren in lokalen van de projectuitvoerder of een vzw?

Deze bepaling is in het BVR voorzien opdat het voor de burger duidelijk zou zijn dat de aangeboden dienstverlening afkomstig is van de lokale overheid die dit tot taakstelling heeft. Vandaar dat het moet gaan om een lokaal van de gemeente of het OCMW of een lokaal waar de burger terecht kan voor een ander dienstenaanbod van de gemeente of het OCMW. De lokalen van een vzw kunnen daarom in die zin niet worden geïnterpreteerd als een openbaar lokaal.

Is de wetgeving op de overheidsopdrachten van toepassing wanneer een initiatiefnemer (intergemeentelijke vereniging) voor de uitvoering van het project beroep doet op een derde?

Het is duidelijk dat de wetgeving op de overheidsopdrachten van toepassing KAN zijn voor drie van de vier vormen van intergemeentelijke verenigingen, behalve bij de opdrachthoudende verenigingen. Bij een opdrachthoudende vereniging heeft er een beheersoverdracht door de gemeenten plaatsgevonden, waardoor de wetgeving op de overheidsopdrachten niet van toepassing is.

• de openbare/beperkte aanbesteding (enkel de prijs is doorslaggevend voor de keuze)
• de algemene/beperkte offerteaanvraag (ook andere elementen spelen een rol bij de keuze)
• de onderhandelingsprocedure met / zonder bekendmaking (dit is eigenlijk een uitzonderingsregime maar in de praktijk maken de lokale besturen echter vaak gebruik van de onderhandelingsprocedure).

Is er een mogelijk conflict tussen een voorbereidende opdracht die door een intergemeentelijke vereniging wordt uitbesteed en de uitvoerende opdracht die door dezelfde intergemeentelijke vereniging wordt uitbesteed aan dezelfde partij?

Als de wetgeving op de overheidsopdrachten van toepassing is, moet rekening gehouden worden met artikel 78 van het KB van 8 januari 1996, dat het toegangsverbod tot bepaalde overheidsopdrachten regelt. De partij die belast werd met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van werken, leveringen of diensten, mag diezelfde werken, leveringen of diensten niet zelf uitvoeren (en evenmin door een onderneming waarmee hij verbonden is) als hij daardoor een concurrentieel voordeel zou genieten.

Is de btw-reglementering van toepassing op intergemeentelijke verenigingen?

De gemeente

• de werkzaamheden of handelingen die zij als privaatrechtelijk rechtssubject verricht;
• de werkzaamheden of handelingen die opgesomd zijn in artikel 6, tweede en derde lid, van het btw-wetboek.

• De interlokale vereniging

• De projectvereniging en de dienstverlenende vereniging

• De opdrachthoudende vereniging

Is btw-plichtig voor:

-de werkzaamheden of handelingen die zij als privaatrechtelijk rechtssubject verricht;

Kan bestaand personeel van gemeente of OCMW ingezet worden binnen de projectwerking?

Ja, dit kan zowel voor contractueel als voor statutair personeel. De gemeenten maken zelf uit of er bestaand personeel ingezet wordt, zolang alles in overeenstemming gebeurt met het Gemeentedecreet en het Besluit houdende de rechtspositieregeling van het gemeente- en het provinciepersoneel. Het is uiteraard wel de bedoeling dat het project een meerwaarde creëert voor de gemeenten. Om dit te kunnen beoordelen, moeten in rubriek 4 van het model van subsidieaanvraag de gegevens over de personeelsformatie worden ingevuld. Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur heeft een helpdesk ingericht waar u terecht kan met vragen over de rechtspositieregeling. U krijgt via mail een antwoord op uw vraag. U kan uw vraag sturen naar binnenland@vlaanderen.be . Op www.binnenland.vlaanderen.be/werking_besturen/gemeentedecreet  is informatie over de rechtspositieregeling opgenomen.

Zijn er richtlijnen i.v.m. het statuut van (nieuwe) personeelsleden die aangeworven/ingezet worden voor de projectwerking?

In het BVR van 21/09/2007 zijn geen voorwaarden opgenomen m.b.t. het personeelsstatuut van personeel dat ingezet wordt voor de projectwerking. Ook personeelsleden met GESCO-statuut, activa+, eerstewerkervaring kunnen dus ingezet worden. Het BVR bepaalt wel dat de personeelskost van dergelijke statuten dient verminderd met de betreffende loonpremies/loonsubsidies.

Enkel voor de projectcoördinator wordt in het BVR gesteld dat het moet gaan om een voltijdse equivalent (in hoofde van één en dezelfde persoon). De coördinator moet beschikken over een diploma van hoger onderwijs of vijf jaar aantoonbare ervaring in de huisvestingssector.

Zijn er beperkingen voorzien m.b.t. de hoogte van de subsidiabele personeelskosten?

In het BVR van 21/09/2007 zijn geen beperkende voorwaarden opgenomen voor te hanteren loonbarema’s, graden of kwalificaties van het personeel dat ingezet wordt voor de projectwerking. Er is in het BVR ook geen maximumbedrag opgenomen voor de subsidiabele personeelskosten.

Toch dient er over gewaakt te worden dat de uitgaven correct blijven. Om bij de beoordeling van de subsidieaanvraag rekening te kunnen houden met de redelijkheid van de personeelskost, moet in rubriek 7 van het model van subsidieaanvraag de geraamde jaarlijkse personeelskost per personeelslid (op basis van de werkelijke tijdsinzet) worden ingevuld.

Kan in het kader van de projectdoelstelling “het verbeteren van de kwaliteit van het woningpatrimonium en de woonomgeving” de ploegleider van een renovatieploeg aangeworven worden binnen het BVR? Kan een klussenploeg actief zijn binnen de bepalingen van het nieuwe besluit?

Het BVR is bedoeld voor beleidsondersteunende en beleidsvoorbereidende activiteiten in het kader van lokaal woonbeleid. Een klussenploeg kan uitvoering geven aan een actieplan dat gericht is op de verbetering van de kwaliteit van het woningpatrimonium. De subsidiëring van de personeelskosten van een klussenploeg of van een werfleider past echter niet in dit kader.

De personeelskosten van een technisch adviseur voor het aanbieden van technisch advies op het vlak van wonen (in het kader van activiteit 9°) komen wel in aanmerking voor subsidie.